Năm 2018, Dịch vụ công trực tuyến (DVCTT) chính thức được triển khai đánh dấu điểm khởi đầu cho cuộc cách mạng hiện đại hóa trong công tác tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC trong công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN. Thông qua DVCTT việc kiểm soát hồ sơ thanh toán của các đơn vị được bảo đảm tính minh bạch, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với trước đây. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm soát chi tại Kho bạc, một số khó khăn bất cập trong xử lý hồ sơ, chứng từ trên DVC gây nên tình trạng chậm trễ trong thanh toán, phát sinh giao dịch quá hạn, chứng từ hồ sơ từ chối nhiều lần ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách hàng, cụ thể một số sai sót phổ biến như sau:

Thứ nhất: Văn bản, thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực KBNN thay đổi thường xuyên theo thời gian, kế toán đơn vị có quan hệ ngân sách với Kho bạc chưa cập nhật kịp thời nên khi chuyển chứng từ lên DVC hay sai sót về thành phần hồ sơ, định mức thanh toán, bảng kê chứng từ, hạch toán sai mã nội dung kinh tế, sai mã nguồn, nội dung thanh toán ... chưa chấp hành quy định về phương thức gửi hồ sơ...

Thứ hai: Trong kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư công và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư qua DVC, các chủ đầu tư còn e ngại, chủ quan trong công tác chuẩn bị hồ sơ gửi Kho bạc (các tệp đính kèm như Hợp đồng, Mẫu 03a – Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành công việc,...) khi Kho bạc kiểm soát phát hiện sai sót sẽ bị trả hồ sơ, nên sau khi scan các tệp đính kèm lên DVCTT thấy báo dung lượng lớn không gởi được, đề nghị đơn vị gửi trực tiếp hồ sơ đến Kho bạc, các Chủ đầu tư liền từ bỏ việc tiếp tục gửi hồ sơ lên DVCTT, thay vào đó là gửi hồ sơ giấy trực tiếp, dẫn đến số lượng khách hàng giao dịch trực tiếp tại Kho bạc còn nhiều.

Trước những khó khăn trên, KBNN Điện Bàn đã đưa ra một số biện pháp để khắc phục nhưng tồn tại và hạn chế trên, tranh thủ lợi thế của công nghiệp 4.0 để cải cách, đổi mới mạnh mẽ phương thức làm việc, đơn giản hóa thủ tục hành chính. Giao dịch viên thông qua các công cụ mail, tạo nhóm zalo với đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước cập nhật, hệ thống hóa các văn bản chế độ, chính sách, nhất là các văn bản mới, những văn bản liên ngành (nếu có), văn bản kiểm soát chi nhằm tuyên truyền, phổ biến hướng dẫn các văn bản chế độ, thủ tục hành chính mới thuộc lĩnh vực chi ngân sách đến với các đơn vị giao dịch, qua đó nâng cao việc chấp hành đúng, triển khai đồng bộ quy định về thủ tục, hồ sơ thanh toán với KBNN. Đồng thời, cập nhật những văn bản tổng hợp sai sót nghiệp vụ của Thanh tra - kiểm tra để các đơn vị lư ý, không phải mắc lỗi tương tự trong những hồ sơ lần sau.

Mặc khác, Giao dịch viên tìm hiểu và tích cực hỗ trợ giúp đỡ các đơn vị sử dụng các phần mềm, chương trình và cách làm giảm dung lượng các file tài liệu cần gửi qua Kho bạc như WinRAR, extract.me,... cho phép đơn vị nén file dữ liệu online. Đồng thời, KBNN Điện Bàn  đẩy mạnh giao dịch trên DVCTT bằng cách khuyến khích các Chủ đầu tư kiểm tra kỹ hồ sơ và nâng cao tầm quan trọng trong việc gửi hồ sơ trực tuyến.

Với những nổ lực cải cách TTHC trong thời gian qua, đơn vị sử dụng ngân sách tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đi lại. Về phía KBNN Điện Bàn, cải cách TTHC đã giúp nâng cao chất lượng phục vụ, nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng công chức kiểm soát chi, giảm thiểu rủi ro trong thanh toán, phù hợp với mục tiêu hiện đại hóa của hệ thống KBNN, làm giảm thiểu chứng từ DVC quá hạn xử lý.