Toàn cảnh buổi họp.

Tại cuộc họp, đại diện VNPT đã trình bày giải pháp VNPT eCabinet và Ioffice cũng như kế hoạch triển khai tại Quảng Nam. Giải pháp “Phòng họp không giấy”, “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” là sản phẩm do Tập đoàn VNPT nghiên cứu và phát triển. Các ứng dụng này mang lại nhiều lợi ích, giảm thiểu tối đa văn bản giấy tờ, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các cuộc họp. Đặc biệt là giúp việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố tốt hơn, đồng thời tiết kiệm đến 40% chi phí in, giao nhận giấy tờ. Hệ thống VNPT eCabinet bao gồm: Hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ, được VNPT xây dựng chuyên nghiệp, bài bản, đảm bảo phục vụ trước, trong và sau phiên họp.

Cụ thể, trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp… Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết), kết thúc cuộc họp bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp.

Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử của VNPT, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống, người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích như: Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, quản lý công việc hiệu quả, cập nhật thông tin kịp thời, báo cáo đầy đủ chính xác.

Phát biểu tại cuộc họp, đồng chí Văn Anh Tuấn, Chánh Văn phòng UBND tỉnh thống nhất chủ trương triển khai thử nghiệm hệ thống eCabinet tại Văn phòng UBND tỉnh, khẳng định đây là giải pháp thiết thực phục vụ công tác quản lý, điều hành của Văn phòng, góp phần rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng các cuộc họp, theo lộ trình từ ít giấy tiến tới không giấy.